تنخواه گردانیکی از عنوان‌های حسابداری است که در قالب‌های مختلف بر اساس نیاز شرکت تعریف می‌شوند. با رشد شرکت روند هزینه‌های آن‌ها نیز تحت تاثیر قرار می‌گیرد. بنابراین مدیریت هزینه‌ها دشوارتر و زمانبرتر خواهند شد. با تعیین تنخواه دار می‌توان تا حد زیادی به حسابداری نظم بخشید. هدف اصلی از تعیین تنخواه گردان، سرعت دهی به روند پرداخت هزینه‌ها و حسابرسی ساده تر است. اما برای رسیدن به این اهداف لازم است با تنخواه گردانیو اصول آن بیشتر آشنا شوید.
برای دریافت مشاوره کسب و کار می‌توانید با مشاوران مرکز کاردوکاز طریق شماره 09351520300 تماس بگیرید.
منبع : تنخواه گردان حسابداری
تنخواه گردان
تنخواه حسابی است که به ثبت شرکت رسیده و فردی که حساب تنخواه در اختیارش قرار می‌گیرد، تنخواه گردانیا تنخواه دار نامیده می‌شود. تنخواه‌گردان باید مطمئن و امین امور مالی و صاحبان شرکت باشد. با این حال هر هزینه‌ای که توسط تنخواه‌گردان مطرح می‌شود باید با سند رسمی‌به امور حسابداری تحویل داده شود.
تنخواه گردان در حسابداریچیست؟
جهت تسهیل کار و انجام امور روزمره و پرداخت هزینه‌های جزئی شرکت، مقداری وجه نقد در حسابی تحت عنوان تنخواه قرار داده می‌شود. در هر شرکتی چنین جریان مالی رخ می‌دهد اما ممکن است در دفاتر رسمی‌ثبت نشود. تنخواه‌دار معمولا یکی از پرسنل است که جهت انجام خریدهای روزانه و پرداخت‌هایی که با چک امکان‌پذیر نیست، مبلغی وجه نقد در اختیارش قرار می‌دهند. تنخواه‌دار موظف است کلیه رسیدها، فاکتورها و اسناد مالی را نزد خود نگه دارد و در بازه زمانی مشخص شده به حسابداری تحویل دهد.
اهمیت ثبت و ضبط همه خریدها
ثبت مخارج در مورد هزینه‌های جزئی نیز اهمیت دارد. چرا که در پایان هر دوره مالی با بررسی پرداخت‌های کوچک متوجه می‌شوید که در مجموع هزینه‌ی زیادی کرده اید. هر چه ترازنامه شرکت دقیق‌تر باشد؛ شما بهتر می‌توانید در مورد هزینه‌ها برنامه‌ریزی و مدیریت داشته باشید.
جهت صحت و درستی حساب‌ها نیز تنخواه دار موظف است، اسنادی با ذکر زمان، میزان، جنسی یا خدمت خریداری شده را تحویل دهد.
نظارت توسط مدیریت بخش حسابداری
بعد از تحویل رسیدها و اسناد به حسابداری، مدارک توسط مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه امضا می‌شود. سپس اسناد در بخش حساب تنخواه بایگانی و نگهداری می‌شود. تنخواه باید در حسابی ثبت شده در حسابداری شرکت قرار داشته باشد و کاملاً قانونی باشد.
ویژگی‌های تنخواه دار
مدیریت شرکت باید در انتخاب تنخواه دار دقت و وسواس لازم را به خرج دهد. این فرد باید کاملاً قابل اعتماد و امین شرکت باشد. هر مبلغی که در حساب فرد تنخواه است باید برای امورات مالی شرکت خرج شود و تنخواه دار نباید از آن استفاده‌های شخصی کند. در شرکت‌ها و مؤسسات بزرگ تنخواه دار یک شغل مهم و اساسی است، از این رو چنین شرکت‌هایی در انتخاب این افراد دقت و وسواس زیادی به خرج می‌دهند، چرا که بخشی از منابع مالی شرکت را در اختیارشان قرار می‌دهند.
اهداف تنخواه گرداندر شرکت‌ها
1- پرداخت‌هایی راحت و ساده
با استفاده از چنین حسابی هزینه‌های جاری و جزئی در شرکت‌ها به راحتی و دقت بالایی پرداخت خواهند شد. البته گاهی از این حساب می‌توان هزینه‌های مهم و ضروری را هم پرداخت کرد.
2- کم کردن حجم عملیات‌های حسابداری در شرکت‌ها
پرداخت بخشی از هزینه‌ها با استفاده از حساب تنخواه‌گردان سرعت عملیات‌ها را بالا برده و از حجم آن‌ها می‌کاهد.
3- کنترل وجوه نقدی شرکت
وقتی شرکتی بتواند روی وجوه نقدی خود کنترل داشته و میزان خروجی و ورودی وجوه نقدی خود را کنترل کند، در واقع برای ایجاد حاشیه امن اقتصادی تصمیمات مناسب‌تری می‌گیرد. حساب تنخواه می‌تواند در این زمینه کمک کننده باشد. مدیریت هزینه‌های نقدی با استفاده از حساب تنخواه‌گردان آسان‌تر و دقیق‌تر صورت خواهد گرفت. برای آشنایی بیشتر با روش‌های جلوگیری از ضرر مالی کلیک کنید.
انواع تنخواه گردان
تنخواه‌گردان در شرکت‌ها بر اساس سیاست‌های خاص هر شرکتی وظایف مختلفی دارند که به ترتیب تنخواه‌گردان متغیر، تنخواه گردانثابت، تنخواه گرداننقدی، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی است که در ادامه دو مورد از مهم‌ترین و رایج‌ترین آن‌ها را توضیح می‌دهیم.
1- تنخواه گردانثابت
شرکت هر ماه در صورتی که امور مالی موافقت کند، برای پرداخت هزینه‌های شرکت، مبالغ مشخصی به حساب تنخواه گردانواریز می‌کند. تنخواه گردانهم باید در پایان هر ماه لیست خریدهایی که انجام داده را به حسابداری تحویل دهند. البته این جزو وظایف اصلی تنخواه گردان ثابت است که در پایان هر ماه و یا دوره‌های مالی گزارش پرداختی‌های خود را به حسابداری ارائه دهد. تنخواه‌گردان ثابت تنها باید هزینه‌هایی که از قبل مشخص شده اند را پرداخت کند.
2- تنخواه گردانمتغیر
در روش تنخواه گردانمتغیر مدیریت شرکت سقف مشخص و دقیقی را برای حساب تنخواه گرداندر نظر می‌گیرد. در این روش نیز تنخواه‌گردان باید کلیه رسیدها، اسناد خرید، مبلغ باقی مانده را برابر با مبلغ اولیه حساب تنخواه تحویل دهد.
ماهیت تنخواه گرداندر شرکت‌ها و امور حسابداری
ماهیت اصلی تنخواه بر اساس اصول دارایی است و شبیه صندوق‌ها عمل می‌کند. در واقع وقتی این حساب بدهکار می‌شود به مبلغ آن اضافه می‌کنند و وقتی بستانکار می‌شود از حساب کم می‌کنند. در امور حسابداری شرکت‌ها و یا امور مالی مؤسسات باید یکی از روش‌های تنخواه ثابت و یا متغیر را مورد استفاده قرار دهند. امروزه نرم‌افزارهای دقیق حسابداری روی کار آمده‌اند که شما به راحتی می‌توانید عملیات تنخواه‌گردان را انجام دهید و مشکلی در این خصوص نداشته باشید.
تفاوت تنخواه گردانبا صندوق‌ها در چیست؟
اولین تفاوت در این است که هر پرداختی در صندوق‌ها به صورت روزانه ثبت می‌شوند اما در روش تنخواه گردانتنها زمانی که واریزی‌ها انجام می‌شود، کارهای ثبت و ضبط صورت بگیرد. دوم اینکه پرداخت‌هایی که برای حساب تنخواه صورت می‌گیرد در جهت منافع و نیازهای مشخصی تعیین شده است اما برای صندوق‌ها هیچ محدودیتی در این زمینه وجود ندارد.
نکات مهم در خصوص افتتاح حساب تنخواه گردان
1- صلاحیت تنخواه‌گردان برای دریافت مسئولیت باید مورد بررسی و اثبات قرار گیرد.
2- هر مبلغی که می‌خواهید به تنخواه‌گردان بدهید باید توسط هیئت مدیره بررسی گردد.
3- پرداخت پول به حساب تنخواه‌گردان باید به یکباره انجام شود.
4- وقتی هزینه را به حساب تنخواه‌گردان واریز می‌کنید باید رسید آن را نیز دریافت کنید.
5- تنخواه دار بابت هر چیزی که خرید می‌کند و از حساب برمی‌دارد، باید فاکتور و یا قبض معتبری ارائه دهد.
6- هر سندی که توسط تنخواه دار ارائه می‌گردد باید به صورت دقیق و حساب شده بایگانی گردد.
7- اگر نیاز می‌بینید می‌توانید برای تضمین حُسن انجام کار از تنخواه دار سفته و یا چک دریافت کنید.
نکات مهم در رسید تنخواه دار
1- مبالغ هزینه شده باید به صورت عدد و حروف در سند قید گردد.
2- تنخواه‌گردان و مدیر حسابداری باید اسناد ارائه شده را امضا کنند.
3- در رسید باید شناسه اقتصادی و مؤسسه مورد نظر، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور، شماره سریالی که بر روی فاکتور چاپ شده است، به طور کامل ارائه گردد.
4- نام فروشگاه و هر جایی که فرد خرید خود را انجام داده باید به صورت دقیق و مشخصی ذکر شود.
5- فاکتوری که تنخواه دار آن را ارائه می‌دهد نباید هیچ خط و خشی داشته باشد، در غیر این صورت اعتبار ندارد.
سخن پایانی...
مدیریت هزینه‌های جزء و کوچک در شرکت‌ها و مؤسسات مختلف کمک می‌کند تا مدیران بدانند در چه زمینه‌هایی باید صرفه جویی کرده و چه زمینه‌هایی باید هزینه‌های بیشتری پرداخت کنند. تنخواه گردانکمک می‌کند صفر تا صد جزئیات هزینه‌های شرکت به دست آید و این مهم باعث می‌شود تا اهداف مالی تعیین شده در یک سال مالی، به راحتی به وقوع بپیوندد.
سؤالات متداول در خصوص تنخواه گردان
آیا تنخواه گردانمسئول خرید هم هست؟
بسته به سیاست‌های تدوین شده از سوی شرکت تنخواه گردانمی‌تواند خریدهای شرکت را انجام دهد یا فقط فاکتور پرداخت کند. ممکن است شرکت تصمیم بگیرد تنخواه گردانهر دو کار را همزمان انجام دهد.
کدامیک از روش‌های تنخواه گردانبیشتر مورد استفاده است؟
تنخواه‌گردان متغیر اهمیت بیشتری دارد چون هزینه‌های واریزی آن توسط مدیریت شرکت‌ها و مؤسسات، نظارت دقیقی صورت می‌گیرد.
برای ثبت‌نام یا دریافت مشاوره کسب و کارمی‌توانید با مشاوران مرکز کاردوک از طریق شماره 09351520300 تماس بگیرید.
منبع : تنخواه گردان حسابداری